皆さんこんにちは！突然ですが、みなさんは自分の会話の途中や文章を書いているときに、話が迷子になったりすることはありませんか？
「会話の意図がわからない」
「もっと上手くまとめてから報告するように」
「伝えたいことが文章を書いていても最終的にちがう結論をいう流れになってしまう、、、」
こんな悩みがあると、上司に報告することが億劫になってしまったり、報告書を作成するのが嫌になってしまいますよね。
分かりやすく伝えるには相手に要点をきちんと段階を踏まえて伝えることが大切です。
相手に伝わらない。。。それはもしかして、文章の構成をしらないからかもしれません。
今回ご紹介するPREＰの法則にあてはめていけば、すぐに要点をまとめられるようになります。
それでは早速一緒に見ていきましょう！
ＰＲＥＰ法の構造
ＰＲＥＰ法とは、結論、理由、具体例、結論の流れで伝える方法です。
Ｐ「Ｐｏｉｎｔ」：結論
Ｒ「Ｒｅａｓｏｎ」：理由
Ｅ「Ｅｘａｍｐｌｅ」：事例、具体例
Ｐ「Ｐｏｉｎｔ」：結論を繰り返す
こうしてあらかじめ決まった文章のフレームワークに当てはめて書いていくことで結論がずれることなく、かつ明確に相手に伝えることができます。
ビジネス・ライティングにＰＲＥＰ法はなぜ必要なのか？
ＰＲＥＰ法を見ると、結論が先に来ていますよね。
それはどうしてなのでしょうか？きっと理由を知ることでもっと学ぼうという力が湧くはずです！
現代人はみんな忙しいから、簡潔にすることが必要
現代人は忙しいです。
スマホなどで検索して情報を調べているひとは何かの合間で検索をしてみているひとが多いです。
すぐに結論がわからないコラムやブログは忙しい読み手に取ってすぐに答えが手に入らない＝時間を浪費される対象となるため避けられてしまいます。
つまり説得力が高ければ、興味をもってもらいやすくなります。
また、会社で働いているときは特にまとめて要点を話すことが大切になりますよね。
前置きが長いと結局なにがいいたいのかがわからず最後に要点をつたえても結局なにがいいたいのかが伝わりづらくなってしまいます。
しかし、そこでＰＲＥＰ法を使うことによってわかりやすく、結論を先につたえるため相手の時間を奪うことなく端的に伝えたれるためビジネスシーンにも大活躍する文章法になります。
ＰＲＥＰ法にはレベルがある
ここまでＰＲＥＰ法についてお話してきましたがここからは実際につかってフレーズに入っていきます。
じつはＰＲＥＰ法にはレベル１、２があります。
違いは誰目線ではなしているかということです。
レベル１ 自分目線ではなす・書く
自分の考えを主軸に話します。
レベル１でも十分相手に自分の意見を話せるようになるのでまずはここをしっかりと見ていきましょう。
レベル２ 相手の目線で話す・書く
レベル１でも十分考えは伝わりやすくなっていますが、レベル２の相手目線で話せるほうが聞いている人の気持ちをより動かしやすくなります。
皆さんも人の話を聞いているとき相手の話ばかりされるよりも自分と同じ考えや境遇に立っている人の話の方が利きやすいですよね。
では、実際にそれぞれ見ていきましょう。
ＰＲＥＰ法を実際に使ってみる
ＰＲＥＰ法
Ｐ「Ｐｏｉｎｔ」：結論
Ｒ「Ｒｅａｓｏｎ」：理由
Ｅ「Ｅｘａｍｐｌｅ」：事例、具体例
Ｐ「Ｐｏｉｎｔ」：結論を繰り返す
この形状をまもって書いていくことが重要です。
それでは解説していきます。
レベル１ ＰＲＥＰ法（自分目線で話す・書く）
ここでは自分の考えや調べたことを基に文章を作成していきます。
例文）上司に新しいホワイトボードを買ってもらうことを伝えたいとき
P「結論」：お客様に伝えやすくするため、ホワイトボードを新しく買っていただきたいと考えています。
R「理由」：最近、ホワイトボードの文字が消えにくく、少しあとが残り、見えにくくなっている状態です。
上から文字を書いていても見えづらく会議が進みにくいため、買い替えることで会議進み意見がまとまりやすくなります。
Ｅ「事例、具体例」：最近の研究では伝わりづらい状態で説明するよりも、書いて説明をし相手にこれから伝える流れを明確にしてから説明するほうが話がまとまり売上が20％も上昇につながったというデータが明らかにされています。
Ｐ「結論」：上記の理由から考えて、見えやすくなると会議も進みやすくなるため、ホワイトバードを新しくすることが必要だと思います。
・数字を入れると説得力が倍増する
どうでしょうか？ただ必要なものを言われるよりも理由と具体的な例があることで相手からの「なぜ、欲しいのか？」という質問事項も省くことができるため、より円滑なコミュニケーションができますよね。
レベル２ ＰＲＥＰ法（相手目線で話す・書く）
レベル２では相手目線で文章を作成していきます。
・どういうこと？と気になる部分を盛り込む→興味をもって聞いてもらえる！
・数字を入れて説得力、根拠力を爆上げする
・P結論の部分に相手へのメリットを入れる
例分）人材会社（自分）→派遣紹介先企業（相手）営業をかけるとき
Ｐ「結論」：最も大きな特徴は、最短でお会いいただける点です。
企業様からは、経験者であっても早く決まることで、評価をいただいています。
Ｒ「理由」：といいますのも、登録者が○〇万人いますので、求められる要件にフィットする人材がいる確率が高いからです。
Ｅ「事例、具体例」：例えば、この近くの企業様になるのですが、10時にご連絡いただき、「貿易事務の経験者」が必要になったとのご相談を頂戴したことがあったのですが、その日の16時にはお会いいただき、その週のうちに勤務開始となった例もございます。
Ｐ「結論」：このように多くの登録者がいいますので、最短でお会いいただける可能性が高いのが、我々の特徴です。
最後に
PREP法を使えるようになれば、かなりトークスキルがあがります。営業さんはもちろん、プレゼンで相手に何かを伝える際もこの方法を使うことでかなり成功率の差が出てきます。
慣れるまで少し時間はかかりますが、使いこなせるように普段の会話やメールから少しづつ意識をして練習していきましょう！
最後まで見ていただきありがとうございました！
